QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một trong những phương thức vận chuyển quốc tế phổ biến nhất hiện nay, chiếm đến hơn 80% khối lượng thương mại toàn cầu. Tuy nhiên, để một lô hàng có thể “ra khơi” suôn sẻ, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xuất khẩu chuẩn chỉnh – từ khâu chuẩn bị hàng đến khi thanh toán hoàn tất.

Sau đây THILOGI sẽ đưa ra 10 bước trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển, kèm theo những lưu ý thực tế đáng chú ý mà các doanh nghiệp logistics, forwarder và xuất nhập khẩu thường áp dụng.

1. Nhận Đơn Hàng Và Ký Hợp Đồng Ngoại Thương

Đây là bước mở đầu, đặt nền tảng cho toàn bộ giao dịch. Hai bên cần thống nhất và ký kết hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), trong đó quy định rõ:

• Tên hàng, quy cách, số lượng, giá cả
• Điều kiện giao hàng (Incoterms: FOB, CIF, CFR, EXW, v.v.)
• Thời gian giao hàng, địa điểm giao nhận
• Phương thức thanh toán (T/T, L/C, D/P,…)

Lưu ý: Trước khi ký, doanh nghiệp nên kiểm tra uy tín và năng lực tài chính của đối tác nhập khẩu để hạn chế rủi ro thanh toán.

2. Chuẩn Bị Hàng Hóa Xuất Khẩu

Sau khi hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp tiến hành sản xuất, đóng gói và chuẩn bị hàng hóa đúng yêu cầu:

• Đóng gói chắc chắn, dán nhãn rõ ràng theo tiêu chuẩn quốc tế
• Kiểm tra số lượng, chất lượng, thông tin lô hàng
• Thực hiện kiểm định, hun trùng, kiểm dịch (nếu là hàng nông sản, gỗ, thực phẩm…)

Lưu ý: Nếu xuất sang các thị trường như EU, Mỹ, Nhật, cần chuẩn bị thêm các chứng nhận quốc tế như CE, FDA, HACCP, FSC, ISO,…

3. Đặt Chỗ Tàu (Booking)

Đây là bước quan trọng để đảm bảo hàng được vận chuyển đúng lịch trình.
Doanh nghiệp hoặc forwarder (đại lý giao nhận) liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ, cung cấp các thông tin:

• Cảng xếp hàng (POL – Port of Loading)
• Cảng dỡ hàng (POD – Port of Discharge)
• Loại container (20DC, 40HC, Reefer, Open Top, v.v.)
• Ngày hàng sẵn sàng (Cargo Ready Date)

Hãng tàu sau đó sẽ gửi lại Booking Confirmation, trong đó ghi rõ lịch trình tàu và thời hạn cut-off / closing time.

Thực tế:

• Hàng FCL (Full Container Load): doanh nghiệp thuê container riêng.
• Hàng LCL (Less than Container Load): forwarder gom hàng và khai theo House B/L.

4. Làm Thủ Tục Hải Quan Xuất Khẩu

Bước này giúp hàng hóa được phép thông quan ra khỏi Việt Nam.
Hồ sơ hải quan bao gồm:

• Tờ khai hải quan điện tử
• Hợp đồng, Invoice, Packing List
• Giấy phép xuất khẩu (nếu có)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Chứng từ kiểm dịch, hun trùng, kiểm tra chất lượng (nếu có)

Sau khi tờ khai được thông quan, doanh nghiệp có thể vận chuyển hàng vào cảng.
Lưu ý: Một số mặt hàng phải kiểm tra chuyên ngành trước khi mở tờ khai.

5. Đưa Hàng Ra Cảng (CY – Container Yard)

Doanh nghiệp hoặc forwarder thực hiện:

• Lấy container rỗng tại Depot
• Đưa về kho đóng hàng, niêm phong bằng seal số
• Vận chuyển container ra cảng đúng giờ “closing time” của hãng tàu

Nếu trễ thời gian “closing”, hàng có thể bị lỡ chuyến và phát sinh phí lưu cont / lưu bãi.

6. Xếp Hàng Lên Tàu (Loading on Board)

Cảng tiến hành bốc xếp container lên tàu.
Sau khi hàng được xếp thành công, hãng tàu phát hành Bill of Lading (B/L) – chứng từ vận chuyển quan trọng nhất, xác nhận hàng đã lên tàu.

Gợi ý: Nên yêu cầu Draft B/L trước để kiểm tra thông tin (người gửi, người nhận, mô tả hàng, số cont, số seal…) rồi mới duyệt phát hành Original B/L.

7. Nhận Bộ Chứng Từ Từ Hãng Tàu Hoặc Forwarder

Bộ chứng từ xuất khẩu thông thường gồm:

• Bill of Lading (B/L)
• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
• Packing List (Phiếu đóng gói)
• C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ)
• Chứng thư hun trùng, kiểm dịch, kiểm định… (nếu có)

Những chứng từ này được dùng để làm thủ tục nhập khẩu và thanh toán ở nước người mua.

8. Gửi Bộ Chứng Từ Cho Người Nhập Khẩu

Sau khi có đầy đủ chứng từ, bên xuất khẩu gửi cho người mua bằng:

• Chuyển phát nhanh quốc tế
• Qua ngân hàng (nếu thanh toán bằng L/C)

Lưu ý:

• Với L/C, mọi thông tin trong bộ chứng từ phải khớp 100% với điều khoản của L/C.
• Với T/T, nên chỉ gửi chứng từ sau khi đã nhận phần lớn tiền hàng để tránh rủi ro.

9. Thanh Toán

Người nhập khẩu tiến hành thanh toán theo điều kiện đã thỏa thuận.
Ngân hàng (trong trường hợp L/C) sẽ kiểm tra chứng từ, nếu hợp lệ sẽ giải ngân cho người xuất khẩu.

Thực tế: Nếu thanh toán trả chậm, doanh nghiệp nên mua bảo hiểm tín dụng xuất khẩu (ECA) để đảm bảo an toàn tài chính.

10. Lưu Hồ Sơ Và Hậu Kiểm

Sau khi giao dịch hoàn tất, doanh nghiệp cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ xuất khẩu để phục vụ:

• Kế toán, hoàn thuế VAT
• Kiểm toán, hoặc kiểm tra sau thông quan của hải quan

Kết Luận

Quy trình xuất khẩu bằng đường biển tuy gồm nhiều bước, nhưng nếu được triển khai đúng chuẩn, sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí,
• Hạn chế rủi ro chứng từ,
• Đảm bảo giao hàng đúng tiến độ và thanh toán an toàn.

Với một quy trình chuẩn chỉnh, minh bạch và tối ưu như trên, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo mỗi chuyến hàng “ra khơi” an toàn, đúng hẹn mà còn khẳng định năng lực quản trị logistics chuyên nghiệp, sẵn sàng vươn mình ra thị trường quốc tế.

Nguồn: Tổng hợp từ internet.